Con l’emergenza Covid-19 non si è fatto altro che parlare di smart working, un fulmine a ciel sereno piombato dall’oggi al domani, o quasi… nel contesto aziendale italiano.
Ma che cosa significa veramente l’espressione inglese smart working? Quali sono le caratteristiche dello smart working? Si tratta davvero semplicemente di “lavorare da casa” o si configura come una fattispecie più complessa e articolata? Quali sono i pro e i contro? Esiste una normativa italiana che disciplina questa modalità di lavoro?

In questo articolo cercheremo di dare risposta a ciascuna di queste domande!

CHE COS’È LO SMART WORKING?

L’emergenza Covid-19 ha portato in Italia maggiore attenzione nei confronti dello smart working, modalità lavorativa ancora poco diffusa nel nostro Paese e verso la quale continuano a svilupparsi molti pregiudizi e idee confuse. Chiarire che cos’è lo smart working, quali sono le sue caratteristiche e che tipo di benefici può portare alle aziende e ai lavoratori è fondamentale per poter prendere in considerazione l’idea di attivarlo all’interno della propria impresa.

Con smart working, o lavoro agile, si indica un nuovo approccio al lavoro fondato su un chiaro rapporto tra individuo e impresa, sulla base del quale il lavoratore svolge le proprie attività in modo flessibile, senza vincoli di orari o di spazi, organizzando la sua giornata autonomamente e raggiungendo così il suo personale equilibrio tra vita e lavoro e il suo benessere all’interno del contesto lavorativo. L’obiettivo è quindi quello di migliorare la qualità della vita dell’individuo e, al tempo stesso, affinare la sua responsabilità, la sua produttività e la sua efficienza in ambito lavorativo.

Le attività vengono pianificate per fasi, cicli e obiettivi, non più solamente per “tempi”. Sapere ottimizzare il proprio tempo e organizzare i propri progetti, avendo di fronte obiettivi ben definiti, permette di abbracciare il lavoro da remoto, senza il bisogno di trascorrere obbligatoriamente otto o più ore seduti alla scrivania del proprio ufficio, ma muovendosi tra l’interno e l’esterno dell’azienda.

Diventano a questo punto fondamentali le tecnologie digitali e tutti gli strumenti a esse collegati, che offrono ai dipendenti i mezzi necessari per la gestione dei progetti, per la condivisione dei documenti e delle varie attività, per rimanere in contatto con gli altri membri del team e per creare reti di relazioni professionali anche con figure esterne.

Lo sviluppo di questo tipo di approccio non avviene però dall’oggi al domani, bensì prevede un complesso ma necessario percorso di cambiamento all’interno dell’azienda, la quale deve modificare i propri modelli organizzativi e la propria cultura interna, verso un’innovazione positiva sia per il singolo individuo e il team, sia per il datore di lavoro e l’impresa stessa.

Per aderire allo smart working è quindi fondamentale un periodo di formazione che vada a coinvolgere l’intera azienda con tutti i suoi componenti, al fine di avvicinarli e prepararli a questo differente approccio lavorativo. Non significa, infatti, solamente lavorare da casa, ma presuppone una revisione del modello di leadership e dei modelli organizzativi nella loro totalità. Sarà necessaria una nuova leadership, orientata alle emozioni, alla motivazione, alla fiducia e alla definizione di obiettivi e KPI motivanti e ben condivisibili. Così come saranno indispensabili una revisione degli spazi e una presa di coscienza nei confronti dell’essenzialità di determinate strumentazioni.

SMART WORKING: LA NORMATIVA DI RIFERIMENTO IN ITALIA

La normativa italiana di riferimento per lo smart working è la Legge n.81/2017.

È di particolare rilevanza il fatto che l’art. 18, 1° comma, sottolinei, per prima cosa, come la promozione del lavoro agile sia volta a incrementare la competitività e ad agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro.

A questo scopo la norma pone l’accento sui seguenti aspetti:

  • il lavoro agile è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti;
  • flessibilità organizzativa: la norma prevede la possibilità di forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa.
  • La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva.

Il comma 2 dell’art. 18 stabilisce che il datore di lavoro e’ responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore per lo svolgimento dell’attività lavorativa.

L’art. 19 garantisce che l’accordo relativo alla modalità di lavoro agile individui i tempi di riposo del lavoratore e il diritto alla disconnessione.

L’art. 20 riguarda il trattamento, il diritto all’apprendimento continuo e certificazione delle competenze del lavoratore e dispone che:

  • il lavoratore in modalità lavoro agile deve avere un trattamento economico e normativo non inferiore a quello dei colleghi che lavorano in ufficio;
  • al lavoratore che svolge la propria prestazione lavorativa in forma di lavoro agile può essere riconosciuto il diritto all’apprendimento permanente e alla periodica certificazione delle proprie competenze.

Infine, il datore di lavoro deve dare al lavoratore smart un documento in cui lo informa su tutti i rischi e infortuni possibili ed eventuali: il lavoratore che effettua la propria prestazione lavorativa in forma di lavoro agile, infatti, nonostante non sia in ufficio, deve rispettare tutte le normative che riguardano sicurezza e salute.



SMART WORKING IN TEMPO DI COVID-19

A causa dell’emergenza Covid-19, il Presidente del Consiglio dei Ministri ha emanato a inizio Marzo 2020 un Decreto che interviene sulle modalità di accesso allo smart working.
Il DPCM del 1° marzo 2020 permette quindi di accedere a una procedura semplificata per il caricamento massivo delle comunicazioni di smart working. Le modalità di accesso allo smart working sono poi state confermate anche dal successivo Decreto del 4 marzo 2020.

L’Art. 4 del DPCM del 1° marzo 2020, riguardante ulteriori misure da adottare all’interno dell’intero territorio nazionale, indica che:

a) la modalità di lavoro agile disciplinata dagli articoli da 18 a 23 della legge 22 maggio 2017, n. 81, può essere applicata, per la durata dello stato di emergenza di cui alla deliberazione del Consiglio dei ministri 31 gennaio 2020, dai datori di lavoro a ogni rapporto di lavoro subordinato, nel rispetto dei principi dettati dalle menzionate disposizioni, anche in assenza degli accordi individuali ivi previsti. Gli obblighi di informativa di cui all’art. 22 della legge 22 maggio 2017, n. 81, sono assolti in via telematica anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile sul sito dell’Istituto nazionale assicurazione infortuni sul lavoro.

In seguito, il DPCM dell’11 marzo 2020 raccomanda che la maggior parte delle imprese attui il massimo utilizzo di modalità di lavoro agile per tutte le attività che possono essere svolte da remoto.

Il Decreto legge del 17 marzo 2020 all’art. 39, indica anche che i lavoratori dipendenti disabili o aventi nella propria famiglia una persona con disabilità, hanno diritto di svolgere l’attività lavorativa in modalità smart working, se questa è compatibile con le caratteristiche della prestazione. E in più, a chi lavora nel settore privato e ha ridotta capacità lavorativa, viene riconosciuta la priorità nell’accoglimento delle istanze di svolgimento delle prestazioni lavorative in modalità smart working.

Come attivare lo smart working?

Per quanto riguarda l’attivazione, ai sensi del DPCM del 1° marzo 2020, la modalità smart working può essere avviata in modo telematico sul portale Cliclavoro.
Il datore di lavoro deve comunicare i dati dei dipendenti che svolgono le proprie attività in smart working, attraverso una procedura semplificata per il caricamento massivo delle comunicazioni di smart working, disponibile sul sito.
Per accedere a questa procedura è necessario avere SPID, ovvero il Sistema Pubblico di Identità Digitale che permette l’accesso ai servizi online della Pubblica Amministrazione.
Chi ne fosse sprovvisto, può richiederlo e attivarlo gratuitamente.
Il sito fornisce un template di file Excel da utilizzare per creare il file definitivo da allegare avviando la procedura, completo dei dati necessari dei dipendenti che aderiscono alla modalità smart working (codice fiscale, dati anagrafici, data di inizio e di fine del lavoro agile, dati Inail).

Non è necessario, in questa fase di emergenza, l’accordo scritto tra dipendente e azienda. Il datore di lavoro deve però inviare al dipendente l’informativa sulla sicurezza. Può in questo caso utilizzare il modulo messo a disposizione dal sito dell’Inail.
Accedendo al sito dell’URP (Ufficio Relazioni con il Pubblico), è possibile anche inviare una richiesta di assistenza in caso di dubbi o domande.
Come indica il DPCM del 1° marzo 2020, questa procedura semplificata può essere adottata dalle imprese sull’intero territorio nazionale, per tutta la durata del periodo di emergenza.

QUAL È LA DIFFERENZA TRA TELELAVORO E SMART WORKING?

È fondamentale chiarire che smart working e telelavoro non sono sinonimi.
Sono due tipologie lavorative che spesso, erroneamente, vengono confuse, ma che presentano chiare differenze.
La diffusione del telelavoro risale agli anni Settanta, con lo sviluppo delle tecnologie informatiche. Quindi diversi anni prima del lavoro agile, nato in Olanda negli anni Novanta.

Come abbiamo già detto, nello smart working il lavoratore si trova in parte all’interno e in parte all’esterno dell’azienda. Può lavorare da remoto, senza una postazione fissa e senza vincoli di luogo e di orario. Ha una grande autonomia organizzativa, anche per quanto riguarda gli obiettivi da raggiungere.

Nel telelavoro, invece, il dipendente svolge la sua prestazione di lavoro in uno specifico spazio esterno ai locali aziendali, che sia questo una stanza all’interno della propria casa o un altro luogo adibito. Qualunque esso sia, si tratta però di una postazione di lavoro fissa e definita nel contratto di assunzione, dotata di tutti gli strumenti di cui l’individuo ha bisogno per svolgere la sua attività. Anche i suoi orari sono ben definiti e concordati all’interno del contratto di assunzione e non possono essere modificati in maniera unilaterale dal lavoratore. Inoltre, il luogo dove il teleworker presta l’attività lavorativa deve essere adeguatamente isolato e la sua sicurezza può essere sottoposta a ispezioni da parte del dirigente.

La maggiore differenza tra telelavoro e smart working è quindi individuabile nell’approccio stesso al lavoro. Nonostante entrambi condividano il lavorare da remoto, è importante chiarire che la flessibilità e l’autonomia organizzativa che caratterizzano lo smart working, da svilupparsi attraverso una riorganizzazione interna all’azienda, non sono attributi del telelavoro.

I PRO E I CONTRO DELLO SMART WORKING

Vi sono ancora molti limiti in Italia nella diffusione dello smart working da parte delle aziende e degli imprenditori, spesso dettati da preconcetti.

Rimanere ancorati al passato non è positivo, soprattutto in una realtà lavorativa sempre più orientata al futuro e all’innovazione, all’interno della quale molti individui sono alla ricerca di opportunità di lavoro agile.

Abbiamo individuato alcune resistenze che impediscono di mettere in atto il passaggio verso l’attivazione dello smart working:

  • Importanza della sede: per l’imprenditore, che ci ha investito e per il dipendente, che spesso la utilizza come scusa per uscire di casa.
  • Controllo: il datore di lavoro vuole verificare fisicamente cosa fa il suo dipendente, quali sono le sue attività (e non solo i suoi risultati).
  • Solitudine: paura di stare soli, che viene colmata passando il proprio tempo in ufficio con i colleghi.

E indichiamo tre punti fondamentali del processo di facilitazione per mettere in atto il passaggio:

  • Revisione della cultura aziendale attraverso la formazione di imprenditori e dipendenti.
  • Inserimento di strumenti e di nuovi modelli operativi e organizzativi che facilitino il lavoro da remoto.
  • Imparare a trasformare le informazioni in comunicazione.

Questo processo di facilitazione, indirizzato all’accoglienza di un approccio lavorativo in smart working, è indispensabile per preparare le imprese e i dipendenti a comprendere i pro del lavoro agile e a evitare di annegare all’interno di quelli che potrebbero apparire come contro, ma che in realtà non rappresentano un vero pericolo se la formazione e la riorganizzazione della cultura aziendale sono state effettuate e acquisite pienamente.

Quali sono i vantaggi concreti dello smart working?

  • Azzeramento o significativa diminuzione di alcuni costi per l’azienda, tra cui quelli dell’affitto per la sede, delle bollette di luce e riscaldamento e di noleggi di vario genere.
  • Aumento della motivazione e quindi dell’efficacia e della produttività del dipendente.
  • Diminuzione dello stress correlato al lavoro: non si presentano più quelle dinamiche pesanti che a volte si hanno in ufficio e non avviene più quell’estremo controllo da parte dei superiori.
  • Movimento verso uno stile di vita più ecosostenibile: per esempio riduzione di CO2 e quindi minore inquinamento.
  • Risparmio economico individuale, per esempio di carburante, parcheggio, mezzi pubblici, pranzi e colazioni fuori, caffè e spuntini.
  • Possibilità di gestire il proprio tempo liberamente, concentrandosi sui progetti e non sulle ore e migliorando la propria qualità di vita.
  • Concetto di flessibilità come valore.

Molti di questi benefici sono stati verificati anche dalla società Variazioni srl, che tra il 2015 e il 2019 ha svolto un’analisi prendendo in esame circa 12mila dipendenti tra società pubbliche e private.
I dati ottenuti sono molto interessanti:

  • Un’impresa di almeno 100 dipendenti, che svolge circa tre giorni al mese di smart working, risparmia in un anno più di 200mila euro, ovvero 250 euro all’anno per dipendente.
  • Più del 95% dei dirigenti intervistati ha affermato che la produttività nella propria azienda è aumentata con l’implementazione dello smart working.
  • L’81% dei dipendenti intervistati ha dichiarato che grazie allo smart working ha trovato notevoli miglioramenti nel lavoro in team e nella concentrazione sulle attività lavorative.
  • È stato calcolato un risparmio di 1.300 euro l’anno sui costi degli spostamenti per il lavoratore che lavori almeno tre giorni al mese in smart working.
  • Sono stati calcolati dei vantaggi per l’ambiente: ogni lavoratore ha percorso 2.400 km in meno all’anno, evitando l’emissione di 240 kg di CO2, che equivalgono a 18 alberi piantati per ogni smart worker.

Quali sono i possibili svantaggi dello smart working?

Come abbiamo già detto, ognuno di questi svantaggi può essere limitato (o azzerato) grazie a una buona formazione e a un corretto lavoro sulla propria persona, a favore di tutti quelli che invece rappresentano vantaggi e stimoli per un corretto approccio allo smart working. È necessario quindi che l’impresa e i suoi dipendenti acquisiscano competenze specifiche e affrontino un cambiamento interno per poter abbracciare il lavoro agile e tutti i suoi benefici.

Oggi i lavori che possono essere gestiti in autonomia sono davvero molti, soprattutto in ambito digitale. Grazie alle nuove tecnologie e agli strumenti a esse collegati, è possibile rimanere costantemente in contatto con i propri colleghi, i clienti e il datore di lavoro, pur restando a distanza. Possono infatti essere organizzate con estrema facilità riunioni da remoto, sia interne sia con i clienti, e condivisi progetti e attività grazie a specifiche app e tool per la gestione del lavoro.
Lavorare da remoto non significa quindi isolarsi o svolgere le attività in totale solitudine, ma diventare più autonomi e flessibili nella gestione del proprio tempo e dei propri obiettivi, continuando e migliorando la comunicazione e la collaborazione.

SMART WORKING E DIRITTO ALLA DISCONNESSIONE

Collegandoci al primo punto dei possibili rischi e svantaggi del lavoro agile elencati nel paragrafo precedente, è di fondamentale importanza parlare del diritto alla disconnessione nello smart working. Come abbiamo visto, la legge n.81/2017 tutela il lavoratore anche per quanto riguarda il diritto al riposo e alla disconnessione.

Essere flessibili e non avere orari di lavoro fissi non significa lavorare tutto il giorno ed essere sempre reperibili. Sono necessarie delle regole per non mischiare vita privata e vita lavorativa.
Sulla base dell’accordo tra le parti che sancisce l’avvio dell’approccio smart working, l’esecuzione delle attività deve rispettare determinati tempi di riposo e il dipendente deve potersi disconnettere quando l’orario lavorativo è concluso.
Tutto questo non sempre viene rispettato, sia dal datore di lavoro e dai clienti che si danno il diritto di appellarsi all’individuo in qualsiasi momento e per qualsiasi richiesta, sia dal dipendente stesso, che spesso non riesce a dividere le due realtà e a entrare in modalità offline, senza distanziarsi pienamente dagli strumenti lavorativi nemmeno durante le ferie o i fine settimana. Ne risentono così la sfera personale dell’individuo e la sua qualità di vita.

Si arriva così anche al concetto di work-life balance: è importante riuscire a bilanciare in maniera equilibrata sfera professionale e sfera privata, soprattutto in un contesto lavorativo come quello dello smart working.

Al lavoratore agile deve quindi essere garantita la disconnessione durante il suo periodo di riposo, ovvero il diritto a non utilizzare gli strumenti e le tecnologie che vengono usati per la sua prestazione lavorativa, senza per questo doversi trovare a subire dei contraccolpi lavorativi.

Come abbiamo visto, nel corso dell’emergenza Covid-19 in Italia, l’accordo consensuale tra dipendente e impresa non è richiesto dalla procedura per l’attivazione della modalità lavorativa in smart working. Questo fa sì che il diritto alla disconnessione non venga riconosciuto come inviolabile a tutti i lavoratori.

SMART WORKING E SICUREZZA SUL LAVORO

Come abbiamo visto, la legge n.81/2017 prende in esame anche lo smart working e la sicurezza sul lavoro.

L’individuo in modalità di lavoro agile ha pieno diritto allo stesso trattamento economico e normativo riservato ai colleghi che lavorano in ufficio. Il datore di lavoro deve inoltre dare allo smart worker un documento nel quale lo mette a conoscenza di tutti i rischi e infortuni possibili, generali e specifici. Il dipendente, pur non essendo in ufficio, deve rispettare le normative che riguardano salute e sicurezza.

L’Art.22 della legge n.81/2017 è incentrato sulla sicurezza sul lavoro:

1. Il datore di lavoro garantisce la salute e la sicurezza del lavoratore che svolge la prestazione in modalità di lavoro agile e a tal fine consegna al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, con cadenza almeno annuale, un’informativa scritta nella quale sono individuati i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro.

2. Il lavoratore è tenuto a cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro per fronteggiare i rischi connessi all’esecuzione della prestazione all’esterno dei locali aziendali.

L’Art.23 riguarda più strettamente l’assicurazione obbligatoria per infortuni e malattie professionali:

2. Il lavoratore ha diritto alla tutela contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali dipendenti da rischi connessi alla prestazione lavorativa resa all’esterno dei locali aziendali.

3. Il lavoratore ha diritto alla tutela contro gli infortuni sul lavoro occorsi durante il normale percorso di andata e ritorno dal luogo di abitazione a quello prescelto per lo svolgimento della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, nei limiti e alle condizioni di cui al terzo comma dell’articolo 2 del testo unico delle disposizioni per l’assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 30 giugno 1965, n. 1124, e successive modificazioni, quando la scelta del luogo della prestazione sia dettata da esigenze connesse alla prestazione stessa o dalla necessità del lavoratore di conciliare le esigenze di vita con quelle lavorative e risponda a criteri di ragionevolezza.

Il datore di lavoro deve fornire una corretta formazione riguardo ai requisiti di sicurezza e salute sul lavoro all’interno e all’esterno dei locali dell’azienda. Inoltre, deve assicurare che le attrezzature, gli strumenti e le tecnologie utilizzate siano conformi agli standard tecnici ed effettuare un’idonea manutenzione, oltre a informare e formare adeguatamente i dipendenti sul loro utilizzo.

Con l’emergenza Covid-19 e con l’attivazione in Italia della modalità smart working, l’Inail ha messo a disposizione un’informativa con le regole di sicurezza da rispettare nel lavoro agile, scaricabile dal sito.

Il documento, oltre a riportare gli articoli della legge n.81/2017, indica dei comportamenti generici di prevenzione richiesti ai lavoratori, ma anche accortezze relative sia al lavoro outdoor sia al lavoro in ambienti indoor privati. Affronta poi il tema di un corretto e sicuro utilizzo delle attrezzature e dei dispositivi utili allo svolgimento della prestazione lavorativa, indica il giusto utilizzo degli impianti elettrici e fa riferimento con attenzione al rischio incendi.

I MIGLIORI TOOL PER GESTIRE IL LAVORO DA REMOTO

Gestire il lavoro da remoto è semplice se si hanno a disposizione strumenti e tool per lo smart working.
Vi consigliamo quindi quelli che per noi sono i migliori strumenti per restare in contatto con il proprio team, occuparsi della gestione dei clienti e dei progetti e svolgere le attività lavorative in modo più produttivo, organizzato e responsabile.

È importante prima di tutto parlare della Digital Trasformation (trasformazione digitale), un processo propedeutico all’introduzione dello smart working.

In ambito aziendale, non si tratta solamente di eliminare la carta, ma è un processo evolutivo dell’azienda che abbraccia più aspetti: l’infrastruttura, la leadership, le tecnologie usate e le strumentazioni, la formazione ai dipendenti e le nuove modalità di comunicazione.

L’infrastruttura cloud è uno strumento chiave della Digital Trasformation. Questa permette all’azienda di poter disporre delle risorse di cui necessita, come servizi, applicativi e spazio di memorizzazione dati, con la formula del pagamento a consumo. È molto flessibile e permette l’accessibilità e la collaborazione da ogni parte del mondo, in ogni momento, da ogni tipo di dispositivo e da ogni membro del team, riducendo i costi aziendali di manutenzione di un’infrastruttura informatica interna, a favore dell’utilizzo di risorse esterne sulla base della necessità del momento.

G-SUITE

Un esempio di tecnologia cloud, davvero utile per chi lavora da remoto, è G-Suite, strumento Google molto noto.

G-Suite fornisce una serie di applicazioni utili per le aziende, integrate, situate tutte nel solito posto e aventi due scopi principali: avere una massima condivisione di dati e informazioni con tutte le persone del proprio team e avere una massima accessibilità da parte di tutti i membri del team, dovunque essi lavorino.
Per accedere a G-Suite è necessario avere un account gmail.

Le sue principali applicazioni possono essere suddivise in tre aree:

Comunicazione

  • Gmail: strumento di posta elettronica fornito da Google.
  • Google calendar: strumento di gestione di calendari, molto utile per i team che lavorano da remoto perché ogni membro del team può avere accesso al calendario degli altri membri e vedere quindi quando i colleghi sono occupati e quando invece ci sono slot liberi in cui poter fissare riunioni.
  • Chat: strumento per scambiare informazioni velocemente.
  • Hangout: strumento per fare videoconferenze.

Questi quattro strumenti permettono quindi di prendere decisioni rapide e di persona, anche se si è a distanza.

Creazione di documenti

  • Documenti: applicazione che permette di scrivere documenti.
  • Fogli di calcolo: applicazione che permette di raccogliere dati, creare grafici, fare calcoli.
  • Presentazioni: applicazione per creare presentazioni aziendali e report.
  • Sites: applicazione che nasce per creare siti web, ma che può essere utilizzata anche all’interno di un team per condividere informazioni, quindi come wiki aziendale o wiki di team.
  • Keep: applicazione che permette di scrivere note utili e veloci e condividerle.

Questi cinque strumenti danno la possibilità di collaborare a distanza in tempo reale. Ognuno di essi permette la visione, l’utilizzo e la modifica dei documenti utili in tempo reale da parte di più membri dello stesso team.

Repository

  • Drive: un “luogo” in cui è possibile salvare qualsiasi tipo di file e organizzarlo all’interno di cartelle. Permette l’archiviazione, ma anche la consultazione da parte di tutti i membri che hanno accesso a Drive, ovunque essi si trovino.

Su G-Suite tutto avviene in totale protezione dei dati e dei dispositivi dei singoli individui e dell’azienda, in quando Google garantisce la privacy e la sicurezza dei dati e dei dispositivi.

ALTRI TOOL

Vi sono poi altri strumenti e tool gratuiti o a pagamento per gestire il lavoro da remoto, utili per svolgere differenti operazioni, organizzare il tempo e le attività e comunicare all’interno dell’azienda.
Ve ne consigliamo uno o due per ambito.

Tool per effettuare riunioni virtuali

  • Zoom Meeting: piattaforma per videoconferenze, corsi online e webinar. È possibile scegliere tra vari piani; tra questi il Basic, un piano gratuito che pone ovviamente alcune limitazioni, come quella dei 40 minuti per la durata della conferenza di gruppo e quella del massimo di 100 persone per gruppo. Gli altri piani previsti, aventi costi e caratteristiche differenti, sono il Pro, il Business e l’Enterprise.
  • ClickMeeting: piattaforma per effettuare corsi online, webinar, showcase di prodotto, videoconferenze ed eventi online. I piani previsti sono tutti a pagamento, ma è possibile attivare una prova di 7 giorni per testare il prodotto, anche se con alcune limitazioni (riunioni fino a 5 persone e webinar fino a 25 partecipanti). I piani annuali, aventi costi e peculiarità differenti, sono il Live, l’Automated e l’Enterprise. 

Strumenti per la gestione del tempo

  • Clockify: strumento di time tracking. Oltre alla versione Free, che permette di gestire tracking, progetti, utenti e report illimitati, ci sono diversi piani a pagamento, a seconda delle esigenze: Plus, Premium ed Enterprise.

Software wiki per la condivisione della conoscenza

In un’azienda può essere utile integrare uno strumento come questi due, nel quale i dipendenti possano inserire soluzioni ai problemi che si ripropongono più volte, dando modo ai colleghi di trovare linee guida per le risolverli più rapidamente.

Strumenti di project management

  • Myintervals: strumento molto utile e ricco di funzionalità diverse. Permette di caricare una commessa, indicare il budget totale assegnato ad essa, le risorse allocate su quella commessa e le ore totali di lavoro da allocare su ciascuna risorsa in base al loro costo orario. Permette poi di suddividere la commessa in progetti e i progetti in attività (task) da assegnare a ogni risorsa coinvolta. Inoltre, in ogni momento è possibile avere un’overview dell’andamento della commessa (attività concluse, in corso d’opera o non ancora iniziate) e un’overview sulla distribuzione del budget allocato, per capire quindi se la commessa sta “viaggiando” in utile o in perdita. Permette anche di inserire un tempo stimato necessario per portare a termine ogni attività e questo consente di avere un duplice riscontro: ogni risorsa sa quanto tempo ha a disposizione per terminare le attività e il project manager può capire se le ore assegnate sono state sovra o sotto stimate.
  • ClickUp: piattaforma che permette di gestire i vari step di un progetto tramite la creazione delle varie fasi e delle task da assegnare agli utenti. È possibile cambiare lo stato delle task e assegnare loro una stima oraria e il computo effettivo di ore impiegate per terminarle. Oltre al piano Free, con spazio limitato per gli allegati ma con task e utenti illimitati, è disponibile il piano Unlimited a pagamento, con ulteriori funzionalità. (https://clickup.com/?fp_ref=vjj5l)

Tool per la digitalizzazione di alcune operazioni

  • DocuSign: strumento utile per apporre la propria firma elettronica a qualsiasi documento, che sia esso un contratto, un verbale, una polizza o altro. Questo applicativo rispetta gli standard di sicurezza e sono presenti vari piani tra cui scegliere, a seconda dei quali cambia la tariffa annua: Personal, Standard, Business Pro e Advanced Solution. 
  • FineScanner: strumento per la digitalizzazione di qualsiasi documento cartaceo. È sufficiente scattare una foto al documento e il tool lo trasformerà in un pdf. Inoltre, grazie all’opzione “Meglio di 3”, verrano scattate tre foto diverse e verrà digitalizzato solo il documento che proviene dallo scatto migliore.

Software di comunicazione aziendale

  • Slack: permette di gestire una chat separata per ogni progetto, assegnando dei tag. Attenzione però a non esagerare con il numero di chat e con la verbosità delle informazioni sui progetti.

Iscrivendovi al nostro canale Telegram, potrete rimanere aggiornati sui nostri consigli settimanali, riguardanti anche molti strumenti e tool utili per il lavoro da remoto.